勤怠管理システムは何人から必要？タイムカードとの違い

結論からお伝えすると、勤怠管理システムを「何人から導入すべき」と決める一律の人数基準はありません。

人数だけでなく、集計作業の負担、働き方の種類、労働時間を正確に把握する必要性で判断します。

何人から必要か

法律上、勤怠管理システムを何人以上で使うべきという人数の定めがあるわけではありません。

ただし、タイムカードやExcelでの集計に時間がかかり始めたら、システム化を検討する目安になります。拠点が分かれている会社、在宅勤務や直行直帰がある会社、シフト勤務が多い会社も早めに検討しやすいケースです。

労働時間の管理に関する制度の詳細は、厚生労働省等の公式情報や専門家にご確認ください。

タイムカードとの違い

タイムカードは紙や打刻機で出退勤時刻を記録する方法です。勤怠管理システムは、記録した時刻を集計し、申請・承認・出力までまとめて管理しやすくする仕組みです。

主な違いは次の3つです。

1. 集計を手作業から減らしやすい。
2. スマホ、パソコン、ICカードなど打刻方法を選びやすい。
3. 勤怠データを給与計算や社内確認に使いやすい形で残しやすい。

検討し始める目安

次の状況がある場合は、人数が少なくても検討する価値があります。

• 月末の集計や修正に時間がかかっている。
• 打刻漏れや修正申請の確認が増えている。
• 複数拠点、在宅勤務、直行直帰など働き方が分かれている。
• 残業時間や休暇の管理をより正確にしたい。

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具体的なサービス比較は、勤怠管理システム比較をご覧ください。