経費精算システム導入前チェックリスト【印刷して使える】
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経費精算システムは「申請する側」と「処理する経理側」の両方が使うため、どちらかの実態を見落とすと定着しません。この記事のチェックリストで、自社の精算の実態を先に整理してから比較に進んでください。
チェックリストは印刷ボタンからそのまま印刷できます。
チェックリスト①：自社の精算実態を整理する
自社の条件整理（比較を始める前に）
- 月間の申請件数を見積もった 過去3か月の精算件数を数えます。料金プランの選定と効果の見積もりの基礎になります。
- 交通費精算の割合を確認した 交通費が多いなら、交通系ICカードの明細取り込みの優先度が上がります。
- 領収書の枚数と受け取り方を確認した 紙の領収書が多いなら読み取り（OCR）機能、メール添付の請求書が多いならその取り込み方法が確認対象です。
- 会計ソフト名と仕訳の形式を確認した 経理側の最重要項目です。いまの仕訳の科目・形式をどう再現するかを整理しておきます。
- 承認の流れを書き出した 申請→承認→経理処理の段数と、金額による分岐・代理承認の有無を整理します。
- 法人カードの利用状況を確認した 法人カードの明細取り込みを使うかどうかで候補が変わります。
- 経費規程を見直した システム化を機に、精算期限・上限額などのルールを明文化しておくと設定がスムーズです。
- 領収書の保存方法の方針を決めた 電子保存の可否や要件は電子帳簿保存法の制度内容によります。国税庁の公式情報や税理士などの専門家にご確認ください。
チェックリスト②：サービスを確認する
サービス選定時の確認事項（候補ごとに）
- 領収書読取（OCR）の精度と方式を試した 無料トライアルで、実際の領収書を数枚読み取って確認するのがおすすめです。
- 交通系IC・法人カードの連携を確認した ①で確認した自社の利用状況に対応しているかを公式サイトで確認します。
- 会計ソフトへの仕訳出力を試した 「連携可」の表記だけでなく、お使いのソフト名と仕訳形式での出力可否まで確認します。
- 承認ワークフローを自社の流れで設定できる ①で書き出した承認の段数・分岐を再現できるかを確認します。
- スマホアプリの操作範囲を確認した 申請のみか、承認まで可能か。外出が多い承認者がいる場合は特に重要です。
- 料金体系を総額で試算した 初期費用・1人あたり月額・最低利用料金を含めて年間総額で比較します。
- セキュリティ要件を満たしている SSO・IP制限・監査ログなど、自社の情報管理ルールに必要な機能を確認します。
- 契約期間と解約条件を確認した 解約時の過去データの取り出し方法（エクスポート可否）も確認対象です。
各項目の解説
「経理側の要件」を先に固める理由
申請側の使いやすさは比較しやすい一方、経理側の仕訳出力の要件は見落とされがちです。導入後に「結局、経理が手で直している」とならないよう、会計ソフトとの接続は最優先で確認してください。
トライアルで実物の領収書を使う理由
読み取り機能の使い勝手は、かすれた感熱紙や手書きの領収書など「自社によくある実物」で試さないと分かりません。トライアルには実際の領収書を数枚用意してください。
規程の整備をセットで行う理由
システムは精算ルールを自動で作ってはくれません。精算期限や上限額が曖昧なままだと、差し戻しが増えてシステムの効果が出にくくなります。
次のステップ
条件が整理できたら、主要サービスの比較表で候補を絞り込んでください。