電子契約システム導入前チェックリスト【印刷して使える】
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電子契約の導入は、サービス選びそのものより「どの契約を電子化するか」「取引先にどう案内するか」の整理がつまずきやすいポイントです。この記事のチェックリストを埋めてから比較に進むと、導入後の混乱を減らせます。
チェックリストは印刷ボタンからそのまま印刷できます。
チェックリスト①：対象契約と社内体制を整理する
自社の条件整理（比較を始める前に）
- 電子化する契約の種類を決めた 業務委託・秘密保持・雇用契約など。まず種類を絞って始めると運用が安定します。なお、契約の種類によって電子化の可否や要件が異なる場合があるため、対象の選定は法務担当者や専門家にもご確認ください。
- 月間の送信件数を見積もった 料金は「月額固定＋送信1件ごとの費用」の組み合わせが中心のため、件数の見積もりが総額の試算に必須です。
- 必要な署名方式を確認した 立会人型・当事者型のどちらが必要か。契約の重要度によって求められる方式が変わることがあります。判断に迷う場合は専門家にご相談ください。
- 社内の決裁・承認の流れを整理した 誰が起案し、誰が承認し、誰が送信するか。現在の紙の流れを書き出しておくと設定がスムーズです。
- 取引先への案内方法を決めた 相手側に登録や費用負担が発生するかで受け入れやすさが変わります。主要な取引先に事前に打診しておくと確実です。
- 契約書の保管・検索の要件を整理した 締結済み契約書の保管方法・検索条件・閲覧権限を決めておきます。税務上の保存要件については国税庁の公式情報や専門家にご確認ください。
チェックリスト②：サービスを確認する
サービス選定時の確認事項（候補ごとに）
- 必要な署名方式に対応している ①で確認した方式（立会人型・当事者型）への対応を公式サイトで確認します。
- 料金を月間送信件数で試算した 月額固定＋送信料×見積件数で、月額・年額の総額を比較します。
- テンプレート・承認ワークフロー機能を確認した よく使う契約書の雛形登録と、①で整理した決裁の流れを再現できるかを確認します。
- 取引先側の操作を確認した 無料トライアルで、受信側がどんな画面でどんな操作をするのかを自分宛て送信で試すのがおすすめです。
- 既存システムとの連携を確認した ワークフローシステムや顧客管理システムと連携する予定があれば、API等の対応を確認します。
- セキュリティ要件を満たしている 2要素認証・IP制限・監査ログなど、自社の情報管理ルールに必要な機能を確認します。
- 契約期間と解約条件を確認した 解約後に締結済み契約書データをどう取り出せるか（エクスポート可否）は特に重要です。
各項目の解説
「対象契約の絞り込み」が先である理由
すべての契約を一度に電子化しようとすると、例外的な契約への対応で止まりがちです。まず件数が多く定型的な契約から始めて、運用が安定してから対象を広げる進め方が着実です。
送信件数の見積もりが重要な理由
電子契約サービスの料金は送信件数に連動する部分が大きいため、件数の見積もりがないと総額を比較できません。過去3か月の締結件数を数えるのが手軽です。
取引先への配慮が必要な理由
電子契約は相手があって初めて成立します。相手側の負担（登録の要否・操作の難しさ）が大きいと、結局紙に戻ってしまうケースがあります。トライアルで受信側の体験まで確認してください。
次のステップ
条件が整理できたら、主要サービスの比較表で候補を絞り込んでください。